Administrasi Arsip Surat Masuk dan Keluar

Masalah yang Terjadi ?

1. Proses Disposisi tidak Diketahui Prosesnya, sehingga proses adminstrasi surat tidak terpantau dengan baik, yang berakibat pada lamanya proses surat itu sendiri.
2. Surat Yang diarsipkan hanya menumpuk pada gudang yang rentan akan kerusakan dan kehilangan data.
3. Dalam Organisasi Pengarsipan Retensi sendiri tidak diperhatikan menjadikan membutuhkan ruang penyimpanan yang luas
4. Kesulitan mencari data arsip surat, karena surat tidak dipisahkan atau tidak terdata dengan baik.

Solusi Apa yang Diberikan Oleh SARAS ?

1. Menentukan rute disposisi yang berada pada penerima surat diloket .
2. Riwayat disposisi jelas dan menunjukan indikator progress tinggat eksekusi atau validasi.
3. Proses disposisi realtime dan memberikan notifikasi, yang bertujuan agar yang memiliki akses validasi dapat segera memproses surat tersebut
4. Sistem pengarsipan mengunakan scanner kecepatan tinggi, sehingga dapat memproses surat fisik dalam jumlah besar.
5. Sistem memiliki pencarian yang lengkap, sehingga pada saat dibutuhkan arsip tersebut dapat di cari dengan cepat tanpa membutuhkan waktu yang lama.
6. Memiliki Klasifikasi Surat, yang bertujuan agar dalam penglompokan arsip dapat dilakukan dengan tepat.
7. Tidak perlu mencacat agenda surat masuk
8. Agenda surat masuk dapat dicetak
9. Lembar disposisi dan tanda terima surat otomatis.
10. Mendukung data dalam jumlah besar.

Tujuan SARAS

Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan khususnya Surat Menyurat, stentu memiliki beberapa tujuan antara lain:

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;
2. menjamin ketersediaan arsip surat yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip surat yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan Elektronik sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan Disposisi Surat.